Att medla mellan chefer och anställda

konflikter uppstår oftast vid omorganisationer eller vid för hög arbetsbelastning, men även personkonflikter och besvärliga kollegor , är något jag ofta får jobba med.

När jag kommer in på arbetsplatsen har det oftast gått så långt att både chefer och medarbetare längtar efter en förändring. Ibland stöter jag på motstånd från vissa medarbetare och även chefer, men de allra flesta är tacksamma för att ”någon” försöker göra något åt deras situation.

Jag börjar med enskilda samtal, alltså arbetsgruppen för sig, chefen för sig. sedan kartlägger jag tillsammans med deolika parterna kring problemen och tillsammans lägger vi upp en plan. Vid något tillfälle har jag varit tvungen att lägga upp planen själv och serverat den färdig till berörda parter, det har inte alltid gillats men trots allt funkat bra.

Det är stor skillnad på att vara någon utifrån kommer in och ser problemen med nya ögon , som jag, och hur chefer och anställda hör vilken syn jag har på deras problem eller hur jag uppfattar problemen. Mot att gå i samma spår hela tiden utan nya tankar och ideer, uppfattningar om situationen.

Det jag märkt hittills av hur en konflikt är uppbyggd är ungefär så här: 10% består av själva sakfrågan och beteendet. 90% består av alla olika tolkningar av problemet, känslor, olika uppfattningar om begreppet konflikt och olika underliggande behov. Det finns också skilda uppfattningar om begreppet konflikt. Den ena är att det är någonting jobbigt och svårt, det andra att det är något som är utvecklande och härligt.

Många chefer använder sig också av tidigare egna erfarenheter och kunskaper vid konflikthantering, vilket kan vara problematiskt då medarbetare får olika bemötande beroende på vilken chef man har. En del chefer som tar över efter en chef som funnits länge på samma arbetsplats, vill införa ordning och reda efter sitt synsätt och ofta efter lagar och regler. Den nya chefen har ju då inte tillsammans med sina nya anställda hunnit bygga upp en relation med förtroende och fungerande samtal där de hör och respekterar varandra. Redan här kan stora problem uppstå, vi fick ju för förra chefen, varför inte nu? frågar sig de anställda. Vad man har med sig i bagaget är så olika och skiljer sig åt för mycket. Därför är det viktigt att bygga upp ett gemensamt förhållningssätt kring hur man ska jobba med varandra, som bemötande och respekt. att våga säga sin åsikt och att ha fel, både som anställd och chef.

Inte sällan ser jag de fyra olika faserna av en konflikt,

1. störningsfasen. 2. svårighet. 3.problem 4. surdeg, allt har eskalerat. Så redan i de två första faserna ”Störningsfasen” (små otydliga signaler som ett korthugget hej, eller någon som slänger igen dörren) och ”Svårighet” (arbetsuppgifter påverkas, brist på kommunikation). Det är då när det första fröet till konflikten har såtts, som det är dags att ta till åtgärder. Att gå igenom organisationskulturen kan vara en stor vinst för verksamheten, men framförallt KOMMUNIKATION!

Som chef gäller det att bland annat fånga upp tydliga signaler, fråga medarbetarna om vilka förändringar de vill ha och skapa en så god kultur som möjligt på arbetsplatsen. för ansvaret för en fungerande arbetsplats ligger hos chefen, medarbetarna och HR.

Allt detta är mödan värt för att slippa hamna i ”Surdegsfasen” där konflikten har eskalerat. Och för att slippa ta till ”yxan” med omplacering, utköp och förtidspensionering. Hamnar arbetsplatsen ändå i fas tre och fyra, ”Problem” och ”Surdeg” krävs andra åtgärder. I fas tre bör de överväga medling, genom att agera omedelbart och kontakta HR, och sätta in konflikthanterande insatser.

– Här är det viktigt med ett nära samarbete med chefer och ledare. Deras roll är att stå stadigt även när det blåser.

I fas fyra behövs andra åtgärder som till exempel att kontakta företagshälsan, anlita en extern konsult eller att vidta diciplinära åtgärder, kanske till och med omplacering och utköp.

Att ta tag i en konflikt i ett tidigt skede, innan den eskalerar gynnar alla inte minst chef och HR. Att försöka arbeta mer anpassat med konflikter, för ingen konflikt är den andre lik till 100. Struktur och ett gemensamt förhållningssätt är viktigt i utredandet av konflikter, det skapar trygghet i hur konflikten hanteras.

Tips till chefer

• I ett medlingsmöte, se till att ha ett strukturerat verktyg för konflikthantering, där en opartisk medlare hjälper till att hantera motsättningen eller konflikten.

• Nyckeln till framgång i en konflikthantering är att också chefen sätter på sig en opartisk hatt.

• Även medarbetarna har ett stort eget ansvar. De som äger konflikten ska hantera den.

• Se till att ha likriktade åtgärder, och ta in samtalsmedling vid behov.

• I medlingsprocessen, lägg in ett skriftligt avtal om vad ni har kommit överens om för att minimera risken för missförstånd.

Sist men inte minst, till alla chefer: Nu råder nya tider. den gamla diktatoriska chefen är förlegad, idag är den moderna chefen mer en samarbetare till sina anställda, där de anställdas ideer, åsikter, önskningar mm öppet tas emot av chefen, ger lysande resultat och inte minst ökad trivsel på arbetsplatsen men framförallt minskad sjukdomsfrånvaro och bättre ekonomi!

Bli en bättre medarbetare och se till att trivas på jobbet!

Så bidrar du till din egen arbetsglädje:

Hitta dina värderingar
För att du ska kunna trivas på din arbetsplats måste du först och främst fundera över om dina personliga värderingar stämmer överens med företagets värderingar. Känner du att organisationen inte delar dina värderingar för vad som är rätt och fel och vad som gör en bra arbetsplats? Då är det dags att sluta.
 
Gör dig själv delaktig
”Chefen bestämmer allt, vi anställda får aldrig vara med och bestämma” är en vanlig tanke hos många anställda. Chefen ansvarar för att skapa rätt förutsättningar på arbetsplatsen som gör de anställda delaktiga. Men däremot ansvarar även du som anställd för att säga vad du tycker och tänker. Ha som mål att yttra dina åsikter på exempelvis möten – istället för att muttra surt i korridoren efteråt.

Med­arbetare känner större förtroende för någon som är snäll, visar studier.

Med­arbetare känner större förtroende för någon som är snäll, visar studier.Foto: Alamy

Tror du att du måste vara hård och avståndstagande för att bli chef? Inte alls, visar flera studier. Tvärtom – det finns mycket att vinna på att vara snäll.

Hård, bestämd och lite distansierad. 

Så ser bilden av en traditionell chef ofta ut. Och många tror att medarbetarnas prestationerna ökar om chefen sätter extra press på dem. 

Emma Seppälä, doktor 
i psykologi, som studerat resultaten av modern organisationsforskning, pekar på motsatsen.

− Vad det ökar är stressen, och för mycket stress minskar produktiviteten, sam­tidigt som den ökar sjukskrivningarna och personal­omsättningen, skriver hon 
i amerikanska Harvard Business Review.

Hon förklarar att chefer vinner mer på att vara schyssta – bara de inte låter sig utnyttjas. 

Bland annat visar studier att chefer som utstrålar värme är mer effektiva, redan innan de hunnit bevisa sin kompetens, än de som satsar allt på hårdhet och skicklighet. En anledning är att med­arbetarna känner större förtroende för någon som är snäll. 

Det finns också undersökningar som visar att med­arbetare som behandlas schysst av chefen också blir schysstare mot varandra, och därmed mer produktiva, både individuellt och som team.

Så vad är en snäll chef? Enligt Emma Seppälä är det svårt att definiera exakt, men det handlar om tämligen enkla saker som att respektera och hjälpa andra, osjälviska handlingar och genuin vänlighet!

Experten: Sluta skylla på chefen – satsa på att bli en bättre medarbetare istället

Det är lätt att skylla på chefen när vi har för mycket att göra, eller klaga på företaget när vi är missnöjda på jobbet i allmänhet. Men enligt ledar- och medarbetarutvecklaren Anna Tufvesson är det också vårt ansvar som anställda att se till att vi trivs på jobbet. Här är hennes bästa tips för hur du ökar din arbetsglädje och trivs bättre på jobbet.

– Vi har under väldigt lång tid pratat om vad chefen ska göra, och visst är chefen ansvarig för väldigt mycket. Men det har varit för mycket fokus på att chefen ska se till att alla är nöjda och glada på jobbet, säger Anna Tufvesson.
Hon är ledar- och medarbetarutvecklare och har skrivit boken ”Aktivt medarbetarskap: ta ansvar och utvecklas på jobbet”. Hon arbetar med hur vi kan skapa en bra arbetsmiljö genom att själva engagera oss mer på jobbet.

Istället för att lägga ansvaret för vår arbetsglädje på vår chef menar Anna Tufvesson att vi istället måste titta på vad vi själva gör för att trivas.
– Vi måste sätta fokus på vad medarbetarnas eget ansvar är, för de har också ett ansvar. Vi är ju varandras arbetsmiljö. Fråga dig själv vad det innebär att vara en god medarbetare och hur du vill bidra till andras arbetsmiljö.

5 saker chefer gör som får de bästa medarbetarna att säga upp sig

Upplever du att det är de bästa och mest kompetenta kollegorna som försvinner från företaget? När kompetent arbetskraft väljer att lämna medför det en stor kostnad och oro – och ofta beror det på dåligt ledarskap. I en artikel listar Huffington post en rad saker som chefer gör som får de bästa medarbetarna att sluta. 

1. De pushar sina anställda till att överarbeta
Att överbelasta sina anställda kommer att leda till utbrändhet eller att folk helt enkelt inte vill jobba kvar. Att jobba hårt utan att få någon återhämtning är inte hållbart. 

2. De belönar inte sina anställda när de gjort bra ifrån sig
Du ska aldrig ta bra prestationer för givet. Chefer måste kommunicera med sina anställda och känna till hur de ska belönas på bästa sätt. Underskatta aldrig ett ”bra jobbat”. 

3. De bryr sig inte om sina anställa
Många av de som lämnar sina jobb gör det på grund av sin chef. De företag som har förstått vidden i att måna om sina anställda får sina chefer att balansera sitt ledarskap på ett proffsigt och mänskligt sätt. När en chef verkligen bryr sig om sina anställda så lyser det igenom arbetet. Den typen av chef berömmer sina anställda vid framgång, har empati i svåra tider och vågar utmana människor även när det gör ont. Chefer som inte anammar detta och som inte bryr sig om sin personal kommer att ha en hög personalomsättning

4. De låter inte de anställda utveckla sin kompetens
Visst är det upp till dig själv som anställd att du utvecklas, men din chef ska också hjälpa dig på vägen. Det är upp till chefen att se till varje individs kompetens för att hitta områden där den anställde kan bli bättre. Det ger ett förtroendeingivande intryck att chefen ser sin personal och satsar på dem.

5. De anställer och uppmärksammar fel personer
Människor som satsar högt vill också arbeta med likasinnade personer. När chefer kompisrekryterar eller befordrar fel person är det inte alls motiverande för de anställda som sedan ska jobba med dem utan är snarare en stor förolämpning. 

Back to work!

Semestern är över och fulla med energi och positivitet återgår vi till arbetet med tanken – Nu sjutton ska vi fixa alla hinder som dyker upp! MEN…

Oavsett hur kompetenta företag, team , grupper, ja alla sorters arbetsplatser är, så fattar de ofta dåliga beslut, varför?

En förklaring som jag sett är att beslut oftast fattas på samma sätt oavsett vilken typ av utmaning arbetsplatsen står inför. Många är på sätt och vis slavar under sitt nuvarande (invanda) tänkande.

vi vill ha snabba svar och lösningar på problem, självklart tycker vi alla att det är härligt med snabba lösningar för att bli kvitt tyngande problem. Men det jag personligen sett är att vi verkar vara ”programmerade” att tro att det alltid finns ett direkt samband mellan orsak och verkan och därför försöker finna lösningar som sammanfaller med denna uppfattning. Det kallas med andra ord – Linjärt tänkande. Det som ofta då glöms är att de kan finnas flera orsaker, faktorer, som tillsammans skapar en effekt. Det kallas det cirkulära tankesättet.

Linjärt tänkande kommer från logiska vetenskaper som matematik och fysik, där vi kan säga att om A är så blir svaret B. Det cirkulära tankesättet från vetenskaper som biologi och sociologi, där miljöer ständigt förändras. Vad vil jag ha sagt med det? Jo beroende på vilken miljö du arbetar i och vilka problemlösningar som ska till för just dig och/eller ditt företag , så kan du med hjälp av detta veta vilken typ av tänkande du ska använda för att lösa just era problem.

Från enkelt till kaos! Vi kan dela upp dessa i fyra olika sammanhang där utmaningar kan uppstå: 1. Det enkla sammanhanget: Här vet du de bästa metoderna och svaren. Det finns inga verkliga utmaningar, eftersom vi kan se svaren direkt. 2. Komplicerat sammanhang, här står vi inför stora utmaningar, men liknande utmaningar har lösts tidigare och vi vet vad som ska göras för att lösa det. 3. Komplext sammanhang, Här möter vi situationer/utmaningar som är mer eller mindre nya och där det inte finns bara ett rätt svar. 4. Kaotiskt sammanhang. Att vara i en krissituation. det är meningslöst att leta efter rätt svar. I den här sitsen måste vi leta efter vad som fungerar här och nu, för att utmaningarna ska blir till ett mer hanterbart sammanhang.

Det linjära tänkandet funkar alltså bra för utmaningar i enkla och komplicerade sammanhang. I komplexa sammanhang måste vi ha det cirkulära tankesättet.

Min erfarenhet är att grupper/arbetsplatser/chefer, ofta bara söker den ”ena lösningen” när de arbetar i ett komplext sammanhang. De slår sig liksom till ro med att den första möjliga lösningen är den rätta. det kan upplevas som en snabb och effektiv seger, men är sällan den bästa. Man måste alltid ställa sig frågan – är denna situation ny? måste vi använda oss av nya metoder? vad är nytt? vad kräver detta nya i nuvarande situation?

Det här tankesättet riktar sig till ALLA verksamhetsområden i landet. Även politiker, socialtjänst, polis, vårdpersonal, ungdomscoacher mm. Det tar inte längre tid och kostar inte mera om man lägger lite extra energi på att kolla upp ”problemet”, sätta det i ett av ovanstående grupper och arbeta utifrån det. Inte minst i dagsläget då Sverige ser ut som det gör!

Gör en plan för att klara motsättningar i arbetsgruppen!

Det är inte ovanligt att en grupp med människor som arbetar tillsammans dag ut och dag in, någon gång hamnar i konflikt. just de personer som du som chef så noggrant intervjuade under anställningsintervjun. Hur bra de än klarade din granskning av just dem, så är de liksom alla andra inte immuna mot konflikter. det kan alla hamna i.

Att som chef ha en plan när konflikter uppstår är av största vikt, framförallt om konflikten pågått länge utan din vetskap. allra bäst är så klart att vara en väldigt närvarande chef som tidigt kan upptäcka dessa konfliktsymptom och då agera direkt. Verkligheten ser inte alltid ut så för en chef, hur gärna hon/han än vill vara delaktig så funkar det inte alltid, tidsbrist kan vara en orsak, okunskap en annan. men här ger jag 3 tips på vad du som chef kan göra. Detta kräver självklart mera och även uppföljning på olika sätt.

  1. Glöm ALDRIG, att det är en människa bakom varje konflikt som ska bemötas med respekt.
  2. När konflikten uppstår, undvik det inte eller låtsas som att ingenting har hänt. Gör du det kommer allt förvärras. spänningar byggas, grupperingar bildas eller någon stå helt ensam mot resten (denna någon kan dessutom vara helt oskyldig och faktiskt vara den som har rätt). Hantera dessa obekväma problem så snart som möjligt innan problem och dåliga känslor bäddas in i det dagliga arbetet. Om du märker en konflikt mellan anställda, uppmuntra dem att hitta ett sätt att lösa det. Om konflikt utvecklas mellan två team är det en bra tid att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna. Om du har en konflikt med en av dina anställda ska du ta itu med det privat, den konflikten är mellan er och inget som någon annan har med att göra.
  3. Boka in tid och plats så att ni kan prata en längre stund utan avbrott . Varje person bör få tillräckligt med tid att säga vad han eller hon vill ha sagt. Låt inte någon individ monopolisera konversationen eller kontrollera ämnet. Varje person bör prata om oenigheterna och hur han eller hon känner om situationen.

Vikten av ”Bra kommunikation” på din arbetsplats!

Att inte kunna kommunicera med dina kollegor på ett vettigt sätt, kan skapa onödiga konflikter och en dålig arbetsmiljö som drabbar många och i värsta fall hela avdelningen.

Det finns lika många olika sätt att kommunicera som det finns människor. Men som tur är har en majoritet av dessa förstånd att kunna prata med sina kollegor på ett respektabelt vis.

I min arbetslivserfarenhet inom tex vården, en plats där man skall vårda andra, sätta deras bästa i första rum ja kort och gott ha medmänsklighet, har jag personligen upplevt mycket negativt och definitivt inte medmänsklighet. Allt ifrån en avdelning där personalen inte hälsade på sommarvikarier förrän de arbetat där i två somrar, inte förklarat för nyanställda hur saker och ting ska vara (för de hade ju inte varit där tillräckligt länge). detta och mycket annat fick fortgå utan någon chefs inblandning.

Den här avdelningen hade haft samma personal under mycket lång tid. de hade alla sina specifika arbetsområden och visste på klockslaget när saker och ting skulle göras. det var ordning och reda, MEN de hade skapat sin egen värld där andra inte var välkomna, för då kunde deras ordning och reda rubbas. Även dessa människor behövde semester och ibland var även de sjukskrivna, då behövdes vikarierna. De flesta vikarierna slutade, bytte jobb eller våning. De som stannade fick kämpa sig fram till en acceptans, tex gå på alla larm eller utföra de tyngsta, jobbigaste eller skitigaste uppgifterna. samtidigt som resterande ordinarie personal inte talade till dem. En stor eloge till alla dessa starka duktiga vikarier!

Det här var inget nytt för chefen, hen var väl införstådd i problematiken, men ingenting av vikt hade utförts. de hade inte fått någon utbildning i allt det de saknade, kommunikation och respekt. Hur kunde chefen missat det viktiga? Det svaret är enkelt, helt klart därför att de flesta chefer inom vården och andra platser, inte heller har någon utbildning i kommunikation och problemlösning. En chef inom vården kan ha blivit kastad in i jobbet pga att vara en duktig sköterska, en sköterska med låg frånvaro eller pga sin utbildning.

Hur ökar man då insikten hos dessa anställda som har dålig kommunikation eller som i fallet ovan, ingen kommunikation alls? De behöver hjälp från någon utomstående som lotsar dem genom olika faser som framförallt leder till självinsikt, hur beter jag mig på jobbet? Om jag blir sjuk, hur vill jag då att vikarien blir mottagen? Alla vill ha semester, då behövs vikarier och bra om samma vikarier som känner personal och brukare kommer tillbaka, eller hur? Att med utomståendes hjälp skapa mål för arbetsplatsen som man gemensamt ska nå, att hela gänget drar åt samma håll och att hela gänget får en känsla av ”VI”. Att känna sig bekväm och trygg med sina kollegor oavsett olikheter är faktiskt det som kan leda till god kommunikation.

Vad är motivation?

HUR MOTIVERA SINA ANSTÄLLDA?

Det handlar om de krafter som får oss att göra något vi annars inte skulle ha gjort. Förr i tiden ansåg man att motivation var två olika saker. Antingen gjorde man något för att sedan belönas, eller så gjorde man något för att slippa straff. Med tiden har man lärt att människan är lite mer avancerad än så. Maslows berömda Mästringbehovstrappa används flitigt av olika organisationer och företag idag och den är på många sätt helt ok. Men den stämmer inte heller helt hundra, för vad man kommit fram till i forskningen är att vi människor går upp och ner i denna trappa under vår livstid, inte endast uppåt. Nyare forskning- Inre motivation , människor motiveras inte av belöningar utan av en inre drivkraft. Det finns undantag i det här som i allt annat i livet, man kan säga att vid enklare arbetsuppgifter eller kort tids arbete, kan vi motiveras av belöningar. Vid arbeten som innebär kreativitet och mera problemlösningar är det däremot den inre motivationen som styr oss.Vad är då inre motivation? Tre faktorer som driver motivation. 1. Mästring – Du klarar något idag som du inte klarade igår. människor behöver upplevelsen av mästring på sitt arbete för att ha det bra. 2. Själbestämmelse – när människor får bestämma själv, ta egna initiativ och beslut, så stiger den inre motivationen. Har man däremot en arbetsplats där man styrs av tex färdiga listor med vad som ska göras, man instueras i detalj hur arbetsuppgiften ska utföras där man inte har möjligheten att använda sitt egna tänk, så sjunker den inre motivationen markant och man kan också få en känsla av att vara mindre kompetent. 3. Mening/Tillhörighet, Att känna en tillhörighet, gemenskap med något som är större än sig själv, tex sitt eget arbete i ett större sammanhang. kan vara om du tex arbetar inom vården eller på andra sätt arbetar med människor, då kan du höja tankarna oavsett hur styrd du är och känna mening med det arbete du utför och därmed ge inre motivation. Yttre motivation, tex höjd lön , jämlika löner för samma arbete. men oavsett en löneförhöjning, så påverkar det inte dden inre motivationen märkbart. Så till alla arbetsledare/ chefer – Satsa på att de anställda får använda sin inre motivation, DET GER RESULTAT!
(Utdrag från föreläsning av psykolog Tor Åge Eikerapen)

Otrivsam arbetsplats…

Den stora energitjuven på en arbetsplats kan vara tex en konflikt som inte tagits itu med. konflikten har fått växa fritt och nu blivit till en enda stor bromskloss för hela organisationen. Att försöka lösa i konflikter kan vara komplicerat och utfordrande, men att bara strunta i det är ett ännu värre.

Hur uppstår då dessa konflikter? De flesta konflikterna har uppstått genom olika åsikter/meningar/värderingar om något eller personliga olikheter. I arbetslivet kan konflikter uppstå genom otydlig arbetsfördelning, det är också väldigt typiskt att parterna som konflikten uppstått mellan är beroende av varandra för att få arbetsuppgifterna gjorda. Oenighet och olikheter kan vara positivt och utvecklande , det som är avgörande om det ska bli till något negativt eller positivt är hur oenigheten hanteras av medarbetare och ledning.

En konflikt definieras som en kollision mellan enskilda individer eller grupper, där minst en av parterna känner sig hindrad, blockerad eller irriterad av den andre parten(Van der Vliert, 1984).

Enligt SCB 2017 hade 30% av personalen haft konflikt med chef eller arbetskollegor. det är den offentliga siffran och mörkertalet lär vara nog så stort. Inom vård och omsorg är problemen stora. Där är cheferna ofta så pressade av administrativa uppgifter och att få budgeten att gå ihop att de inte hinner vara närvarande i den dagliga verksamheten. En yrkesgrupp där olika värderingsfrågor som tex bemötande av patienter, tar stort utrymme.

Många chefer och ledare upplevs som konflikträdda av personalen. Att hantera konflikter på ett bra sätt är inte en medfödd gåva eller något våra chefer är vältränade på. Att gå in i konflikter emotionellt kan upplevas som att gå in i ett fullt utvecklat krig. Ju längre konflikten pågått och fått fritt utrymme att eskalera, desto svårare blir det att finna en lösning . En vanlig mänsklig reaktion kan vara att förneka konflikten, eller hoppas att den går över. dessa lösningar leder ofta till att konflikten om möjligt eskalerar och blir ännu värre.

Hur undviker man då detta i möjligaste mån? Jo varje arbetsplats måste ha sin egen policy mot mobbning och trackaserier tex. Tydliga roller och tydliga förväntningar av varandra, chef- anställd, anställd – anställd. En god konflikthantering startar med andra ord innan konflikter uppstår. Att träna medarbetare på grundläggande kommunikationsfärdigheter som tex hur vi talar till varandra, kan leda till en organisationskultur som klarar oenighet på ett konstruktivt sätt.

Som ledare/chef har du ansvaret för att ta itu med konflikter, mobbing eller trackaserier på arbetsplatsen. Det kan kännas som en tung uppgift, men det största fel du kan göra som ledare är som sagt att inte göra något alls.

Be yourself; Everyone else is already taken.

— Oscar Wilde.

This is the first post on my new blog. I’m just getting this new blog going, so stay tuned for more. Subscribe below to get notified when I post new updates.