Att medla mellan chefer och anställda

konflikter uppstår oftast vid omorganisationer eller vid för hög arbetsbelastning, men även personkonflikter och besvärliga kollegor , är något jag ofta får jobba med.

När jag kommer in på arbetsplatsen har det oftast gått så långt att både chefer och medarbetare längtar efter en förändring. Ibland stöter jag på motstånd från vissa medarbetare och även chefer, men de allra flesta är tacksamma för att ”någon” försöker göra något åt deras situation.

Jag börjar med enskilda samtal, alltså arbetsgruppen för sig, chefen för sig. sedan kartlägger jag tillsammans med deolika parterna kring problemen och tillsammans lägger vi upp en plan. Vid något tillfälle har jag varit tvungen att lägga upp planen själv och serverat den färdig till berörda parter, det har inte alltid gillats men trots allt funkat bra.

Det är stor skillnad på att vara någon utifrån kommer in och ser problemen med nya ögon , som jag, och hur chefer och anställda hör vilken syn jag har på deras problem eller hur jag uppfattar problemen. Mot att gå i samma spår hela tiden utan nya tankar och ideer, uppfattningar om situationen.

Det jag märkt hittills av hur en konflikt är uppbyggd är ungefär så här: 10% består av själva sakfrågan och beteendet. 90% består av alla olika tolkningar av problemet, känslor, olika uppfattningar om begreppet konflikt och olika underliggande behov. Det finns också skilda uppfattningar om begreppet konflikt. Den ena är att det är någonting jobbigt och svårt, det andra att det är något som är utvecklande och härligt.

Många chefer använder sig också av tidigare egna erfarenheter och kunskaper vid konflikthantering, vilket kan vara problematiskt då medarbetare får olika bemötande beroende på vilken chef man har. En del chefer som tar över efter en chef som funnits länge på samma arbetsplats, vill införa ordning och reda efter sitt synsätt och ofta efter lagar och regler. Den nya chefen har ju då inte tillsammans med sina nya anställda hunnit bygga upp en relation med förtroende och fungerande samtal där de hör och respekterar varandra. Redan här kan stora problem uppstå, vi fick ju för förra chefen, varför inte nu? frågar sig de anställda. Vad man har med sig i bagaget är så olika och skiljer sig åt för mycket. Därför är det viktigt att bygga upp ett gemensamt förhållningssätt kring hur man ska jobba med varandra, som bemötande och respekt. att våga säga sin åsikt och att ha fel, både som anställd och chef.

Inte sällan ser jag de fyra olika faserna av en konflikt,

1. störningsfasen. 2. svårighet. 3.problem 4. surdeg, allt har eskalerat. Så redan i de två första faserna ”Störningsfasen” (små otydliga signaler som ett korthugget hej, eller någon som slänger igen dörren) och ”Svårighet” (arbetsuppgifter påverkas, brist på kommunikation). Det är då när det första fröet till konflikten har såtts, som det är dags att ta till åtgärder. Att gå igenom organisationskulturen kan vara en stor vinst för verksamheten, men framförallt KOMMUNIKATION!

Som chef gäller det att bland annat fånga upp tydliga signaler, fråga medarbetarna om vilka förändringar de vill ha och skapa en så god kultur som möjligt på arbetsplatsen. för ansvaret för en fungerande arbetsplats ligger hos chefen, medarbetarna och HR.

Allt detta är mödan värt för att slippa hamna i ”Surdegsfasen” där konflikten har eskalerat. Och för att slippa ta till ”yxan” med omplacering, utköp och förtidspensionering. Hamnar arbetsplatsen ändå i fas tre och fyra, ”Problem” och ”Surdeg” krävs andra åtgärder. I fas tre bör de överväga medling, genom att agera omedelbart och kontakta HR, och sätta in konflikthanterande insatser.

– Här är det viktigt med ett nära samarbete med chefer och ledare. Deras roll är att stå stadigt även när det blåser.

I fas fyra behövs andra åtgärder som till exempel att kontakta företagshälsan, anlita en extern konsult eller att vidta diciplinära åtgärder, kanske till och med omplacering och utköp.

Att ta tag i en konflikt i ett tidigt skede, innan den eskalerar gynnar alla inte minst chef och HR. Att försöka arbeta mer anpassat med konflikter, för ingen konflikt är den andre lik till 100. Struktur och ett gemensamt förhållningssätt är viktigt i utredandet av konflikter, det skapar trygghet i hur konflikten hanteras.

Tips till chefer

• I ett medlingsmöte, se till att ha ett strukturerat verktyg för konflikthantering, där en opartisk medlare hjälper till att hantera motsättningen eller konflikten.

• Nyckeln till framgång i en konflikthantering är att också chefen sätter på sig en opartisk hatt.

• Även medarbetarna har ett stort eget ansvar. De som äger konflikten ska hantera den.

• Se till att ha likriktade åtgärder, och ta in samtalsmedling vid behov.

• I medlingsprocessen, lägg in ett skriftligt avtal om vad ni har kommit överens om för att minimera risken för missförstånd.

Sist men inte minst, till alla chefer: Nu råder nya tider. den gamla diktatoriska chefen är förlegad, idag är den moderna chefen mer en samarbetare till sina anställda, där de anställdas ideer, åsikter, önskningar mm öppet tas emot av chefen, ger lysande resultat och inte minst ökad trivsel på arbetsplatsen men framförallt minskad sjukdomsfrånvaro och bättre ekonomi!

Lämna en kommentar

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: